As regras de Trocas de horário são configuradas para a empresa e orientam as novas solicitações. Há duas decisões: quem autoriza a execução depois do aceite do colega e como tratar as consultas dos turnos. Escolha a combinação que a equipe consegue acompanhar e confira a prévia de cada pedido.
Antes de começar
Para alterar estas regras, é necessário Editar dados da empresa. Aprovar uma troca é outra ação, disponível a quem tem Editar escala. Os profissionais precisam de Solicitar e responder trocas de horário para enviar e responder pedidos.
Onde encontrar: Configuração > Dados da Empresa > Agenda e escalas
Passo a passo
Acesse Configuração > Dados da Empresa e abra a aba Agenda e escalas.
Localize Trocas de horário e selecione a regra em Aprovação das trocas de horário.
Em Consultas nas trocas de horário, escolha Perguntar em cada troca, Transferir consultas elegíveis ou Não transferir consultas.
Clique em Salvar alterações e aguarde a confirmação. Oriente os profissionais e a recepção sobre a regra escolhida.
Abra Agenda > Escala > Solicitações de troca e confira a prévia de um pedido com a nova regra. Verifique a indicação de gestor e o comportamento das consultas antes de enviar.
Se já houver pedidos pendentes quando a regra mudar, revise-os. Uma mudança que altere a prévia pode impedir a confirmação e exigir cancelamento e nova solicitação.
Veja no Plugvet
Captura real do PlugVet em ambiente de demonstração. Clique para ampliar; todos os dados são fictícios.
Campos importantes
Aprovação das trocas de horário
Define se o gestor precisa aprovar após o aceite do colega.
Como preencher: Escolha Exigir aprovação do gestor para ter as duas confirmações. Escolha Permitir acordo entre os profissionais para permitir a execução depois do aceite e da validação de conflitos. Funções excepcionais continuam dependendo do gestor.
Exemplo: Exigir aprovação do gestor
Consultas nas trocas de horário
Define o tratamento das consultas vinculadas aos períodos trocados.
Como preencher: Perguntar em cada troca deixa a escolha com quem solicita. Transferir consultas elegíveis aplica a transferência aos pedidos. Não transferir consultas mantém os responsáveis originais.
Exemplo: Perguntar em cada troca
Escolher o fluxo de aprovação
Exigir aprovação do gestor: o pedido começa aguardando o colega. Depois do aceite, passa a aguardar o gestor. Somente a aprovação final, com validação dos conflitos, realiza a troca. Essa opção exige que um gestor acompanhe as pendências.
Permitir acordo entre os profissionais: o pedido também exige o aceite do colega. Depois dele, o sistema valida a situação e pode realizar a troca. Se um dos profissionais precisar de função excepcional para o turno recebido, o pedido seguirá ao gestor para autorização.
As duas opções preservam o aceite do colega. Um pedido aberto pelo gestor também precisa desse aceite. As funções autorizadas excepcionalmente valem somente para os profissionais, datas e horários daquela troca.
Escolher o comportamento das consultas
Perguntar em cada troca: quem solicita poderá marcar Transferir também as consultas agendadas. A escolha será mostrada na prévia e fará parte do pedido que o colega aceita. Alterar a opção exige outra prévia; depois do envio, faça um novo pedido se for necessário mudar a combinação.
Transferir consultas elegíveis: ao executar a troca, o sistema muda o responsável pelas consultas elegíveis para quem assumir o turno. Datas e horários permanecem iguais. A prévia mostra a quantidade que pode ser transferida e a quantidade que será preservada.
Não transferir consultas: a operação altera a escala e mantém os responsáveis das consultas. A recepção e o gestor precisam conferir os compromissos para tratar os atendimentos que continuaram com o profissional original.
Entender as consultas elegíveis e preservadas
A transferência considera consultas em Agendado, Confirmado, Em espera ou Atrasado, ainda não iniciadas e inteiramente dentro do turno. Uma consulta iniciada anteriormente continua preservada, mesmo que seu status atual tenha sido alterado. Consultas concluídas ou que ultrapassem os limites do turno também permanecem com o responsável original.
Exemplo: um turno vai das 08:00 às 12:00. Uma consulta não iniciada das 09:00 às 09:30 pode acompanhar o turno. Um compromisso das 11:30 às 12:30 ultrapassa o período e será preservado. Confira o resultado na agenda para definir como a clínica atenderá esses casos.
A validação também considera conflitos do profissional, salas, equipamentos e bloqueios nas consultas transferidas. Uma quantidade apresentada na prévia não garante a execução se a situação mudar depois.
Mudar a regra quando há pedidos pendentes
Altere a política com os responsáveis pela escala cientes das pendências. A aprovação compara a situação atual com o que foi apresentado no pedido. Se a política, os turnos ou as consultas mudarem, a confirmação pode ser recusada para que os participantes revisem a nova situação.
Nesse caso, encerre o pedido desatualizado usando Cancelar solicitação, registre o motivo e envie uma nova solicitação com outra prévia. A mudança da regra, por si só, não substitui o aceite nem confirma uma troca pendente.
Boas práticas
Ao adotar Não transferir consultas, defina quem da recepção ou gestão conferirá os compromissos após cada troca.
Mantenha um gestor disponível para funções excepcionais mesmo quando a empresa permite acordo entre profissionais.
Use permissões individuais para solicitar, responder, aprovar e configurar a empresa. Acesso à troca não libera dados de pacientes da agenda do colega.