O status da solicitação informa a próxima ação. O colega convidado dá o aceite; quando a empresa exige aprovação ou existem funções excepcionais, o pedido segue ao gestor. As decisões ficam no histórico. Enquanto houver aceite ou aprovação pendente, os turnos continuam com os responsáveis atuais.
Antes de começar
O colega convidado precisa de Solicitar e responder trocas de horário para aceitar ou rejeitar. A permissão Editar escala permite a gestão das solicitações e a aprovação final. Somente visualizar a escala não permite responder ao pedido.
Onde encontrar: Agenda > Escala > Solicitações de troca ou Minhas trocas de horário
Passo a passo
Abra Agenda > Escala e entre em Solicitações de troca, se você gerencia a escala. Os demais profissionais usam Minhas trocas de horário.
Confira o mês e clique em Atualizar solicitações. Localize o número do pedido e leia os dois turnos, o motivo, o status e a indicação de transferência de consultas.
Se você é o colega convidado e o pedido está Aguardando aceite do colega, clique em Aceitar troca ou Rejeitar troca. Antes do aceite, confira Como ficará após a troca e as quantidades de consultas.
Ao aceitar, confirme Aceitar troca no painel. Se o aviso informar que é necessário gestor, aguarde Aguardando aprovação do gestor. Quando a regra permitir acordo e não houver funções excepcionais, o sistema poderá realizar a troca após validar os conflitos.
Se você é gestor e o pedido está Aguardando aprovação do gestor, clique em Aprovar e realizar troca. Confira a prévia e, quando necessário, marque Autorizar funções somente nestes horários antes de confirmar.
Para rejeitar ou cancelar um pedido pendente, use a ação correspondente, preencha Motivo da decisão com 5 a 500 caracteres e confirme. O motivo ficará no histórico.
Atualize a lista e confira o status final. Quando aparecer Troca realizada, confira os dois responsáveis na escala e o tratamento das consultas na agenda. Abra Histórico da solicitação para consultar as decisões registradas.
Veja no Plugvet
Captura real do PlugVet em ambiente de demonstração. Clique para ampliar; todos os dados são fictícios.
Campos importantes
Status da solicitação
Indica a etapa e quem precisa agir.
Como preencher: Aguardando aceite do colega depende do convidado. Aguardando aprovação do gestor depende de quem tem Editar escala. Troca realizada confirma a execução.
Exemplo: Aguardando aprovação do gestor
Autorizar funções somente nestes horários
Permite ao gestor autorizar as funções excepcionais identificadas na prévia.
Como preencher: Leia quais funções e profissionais estão envolvidos. A autorização vale para os turnos desta troca e fica registrada; não altera as funções permanentes nem as permissões do usuário.
Exemplo: Autorização pontual para a função apresentada na prévia de um plantão.
Motivo da decisão
Explica a rejeição ou o cancelamento.
Como preencher: Informe de 5 a 500 caracteres. Registre o motivo operacional para que os participantes entendam o encerramento do pedido.
Exemplo: Cancelado para refazer a prévia após alteração das consultas do turno.
Quem pode fazer cada ação
Aceitar troca: somente o colega convidado, enquanto o pedido aguarda o aceite dele. O gestor não substitui esse aceite.
Aprovar e realizar troca: gestor com Editar escala, depois do aceite do colega e quando o pedido aguarda aprovação.
Rejeitar troca: colega convidado ou gestor, enquanto houver decisão pendente.
Cancelar solicitação: profissional que oferece o primeiro turno, autor do pedido ou gestor, enquanto o pedido estiver pendente.
Troca realizada, Troca rejeitada e Troca cancelada são situações encerradas. Os botões de decisão deixam de aparecer.
O efeito de aceitar e aprovar
Aceitar significa concordar com os dois horários, as funções e a opção de consultas apresentados. Quando a política é Exigir aprovação do gestor, o aceite leva o pedido para a aprovação. Quando é Permitir acordo entre os profissionais, a troca pode ser concluída após o aceite e uma nova validação.
Funções excepcionais sempre exigem gestor, inclusive no modo de acordo. O gestor precisa marcar expressamente a autorização apresentada. Essa autorização é pontual e não muda o cadastro do profissional.
Na execução, o sistema confere novamente turnos, consultas e bloqueios. A confirmação Troca realizada significa que a escala foi atualizada e, se essa era a opção combinada, as consultas elegíveis foram transferidas mantendo suas datas e horários.
Pedido alterado ou conflito ao confirmar
Se aparecer que os plantões, as consultas ou a política mudaram desde a solicitação, a aprovação não é confirmada. Feche a janela e atualize a lista. Cancele o pedido que ficou desatualizado e crie outro para que o colega aceite a situação atual.
Se outra pessoa já decidiu o pedido, atualize a lista e leia o status e o histórico. Se houver sobreposição de plantões, conflito com consulta ou bloqueio, peça ao gestor que ajuste a situação antes de fazer uma nova solicitação.
Quando o painel informar que nenhuma aprovação foi confirmada, não considere a troca concluída. O status e a escala atualizada são a referência para orientar a equipe.
Depois de uma rejeição, cancelamento ou troca concluída
Rejeitar ou cancelar um pedido pendente encerra aquela solicitação sem realizar a troca. Para negociar outros horários ou outra opção de consultas, envie uma nova solicitação.
Cancelar solicitação não funciona como desfazer de uma troca já realizada. Se for necessário reorganizar turnos depois da execução, o gestor deve revisar a escala e os compromissos atuais e definir uma nova alteração, conferindo novamente os responsáveis pelas consultas.
Boas práticas
Use o número da solicitação ao combinar a conferência com o colega ou o gestor.
Após a troca, confira também as consultas preservadas, que podem continuar com o responsável anterior.
Se o usuário perdeu acesso ao sistema ou a permissão de responder, o gestor deve revisar o acesso ou cancelar o pedido pendente.