A escala informa quem estará disponível, em qual data, horário e função. A agenda reúne os compromissos dos pacientes. Primeiro organize a disponibilidade da equipe; depois confira as consultas que cabem nela. A tela Escala combina os horários fixos do cadastro do profissional com os plantões lançados e as exceções de cada data, como ajustes, ausências e coberturas.
Antes de começar
Para adicionar, ajustar horários e registrar ausências, seu perfil precisa permitir editar a Escala. Para configurar a semana fixa, também é necessário acesso à edição de Usuários. Quem tem somente consulta ou solicitação de troca pode encontrar uma tela com os próprios horários e solicitações, sem os comandos de gestão. Os profissionais precisam estar ativos no cadastro.
Onde encontrar: Agenda > Escala; Configuração > Usuários > editar usuário > Agenda
Passo a passo
Defina a necessidade: uma rotina que se repete toda semana deve ser configurada no cadastro do usuário; um plantão em uma data usa Adicionar escala; vários turnos de um mês usam Lançar em lote.
Para a rotina fixa, abra Configuração > Usuários, edite o profissional e entre na aba Agenda. Em Tipo de atendimento na agenda, escolha Realiza atendimentos com escala semanal fixa.
Confira Funções exercidas. Elas podem combinar Atendimento, Internação e UTI e serão usadas como padrão nos plantões. Essa escolha não substitui o perfil de acesso ao sistema.
Em Horário de atendimento, preencha Hora início e Hora término de cada dia. Marque Não trabalha nos dias sem expediente e salve o cadastro do usuário.
Abra Agenda > Escala e navegue até o mês desejado. Os períodos fixos aparecem automaticamente com a identificação Fixa semanal. Confira os dias e os horários antes de lançar plantões adicionais.
Para um turno avulso, clique em Adicionar escala, selecione Profissional e Data e preencha Início e Fim. Use Adicionar horário se houver outro período separado no mesmo dia, por exemplo antes e depois do almoço.
Mantenha as funções do cadastro ou use Personalizar funções neste horário para selecionar as atividades necessárias entre as já habilitadas para o usuário. Marque Confirmar horário quando o período estiver validado.
Clique em Inserir. De volta à escala, localize o profissional e confira data, intervalo, funções e situação. Consulte também a agenda para verificar os compromissos já marcados.
Veja no Plugvet
Captura real do PlugVet em ambiente de demonstração. Clique para ampliar; todos os dados são fictícios.
Campos importantes
Tipo de atendimento na agenda
Define a origem da disponibilidade do usuário para atendimento.
Como preencher: Escolha escala semanal fixa para repetir a semana do cadastro, disponibilidade variável para organizar os horários por plantões ou a opção sem atendimento quando aplicável ao usuário.
Exemplo: Realiza atendimentos com disponibilidade variável
Nível de acesso à agenda
Delimita quais agendas o usuário poderá consultar e alterar dentro das permissões do perfil.
Como preencher: Escolha o acesso à própria agenda ou também à de outros usuários conforme a responsabilidade da pessoa. Esse campo não concede, sozinho, a permissão de gerenciar a Escala.
Exemplo: Pode ver e alterar apenas a própria agenda
Funções exercidas e Funções neste horário
Relacionam o profissional às atividades do plantão.
Como preencher: Revise o padrão no cadastro. Personalize o plantão quando apenas parte dessas funções será exercida naquele período. A função na escala não concede permissões de acesso nem gera comissão por si só.
Exemplo: Atendimento + Internação
Data, Início e Fim
Identificam o período do plantão.
Como preencher: A data é o dia em que o turno começa. Se o fim for anterior ao início, o término será no dia seguinte. Início e fim iguais não são permitidos; não use 00:00–00:00 para representar 24 horas.
Exemplo: Data 10/11; Início 19:00; Fim 07:00: termina em 11/11
Confirmar horário
Distingue o turno validado daquele que ainda precisa de conferência.
Como preencher: Marque depois de combinar o plantão. Um lançamento avulso sem confirmação aparece como Pendente; confira a situação antes de contar com ele para a operação.
Exemplo: Confirmado após a validação do responsável
Lançar vários turnos do mês de uma vez
Lançar em lote cria plantões nas datas selecionadas; não configura uma repetição semanal permanente. O lote fica restrito ao mês que você está visualizando. Cada profissional usa as funções habilitadas em seu próprio cadastro.
Selecione o mês na Escala e clique em Lançar em lote.
Escolha um ou mais Profissionais e informe Data inicial e Data final dentro desse mesmo mês.
No primeiro modelo, preencha Início e Fim e escolha em Repetir este turno em os dias da semana correspondentes. Os atalhos Dias úteis, Fim de semana e Todos os dias ajudam a selecionar os dias.
Use Adicionar horário para outro modelo. Por exemplo: um turno das 08:00 às 12:00 nas segundas e quartas e outro das 14:00 às 18:00 nas terças e quintas.
Confira a quantidade de turnos prontos para inserir e os conflitos informados. Um período já ocupado por escala ou ausência, ou sobreposto a outro turno do lote, é ignorado na prévia.
Marque Confirmar horário se todos os turnos desse lote já estiverem validados e clique em Inserir X turno(s).
Leia o resultado e confira a escala. Se parte do lote falhar, os turnos inseridos com sucesso permanecem salvos; revise os que faltaram antes de repetir o lançamento.
Um lote aceita até 500 turnos solicitados. Se ultrapassar o limite, reduza o intervalo ou o grupo de profissionais e faça lotes menores.
Um modelo sem dias da semana selecionados não gera turnos. Escolha pelo menos um dia e confira se ele existe dentro do intervalo informado.
Dias úteis seleciona de segunda a sexta; confira separadamente feriados e outros fechamentos da clínica antes de confirmar o lote.
Não replique a semana fixa em lote apenas para fazê-la aparecer: os períodos fixos já são exibidos automaticamente na Escala.
Como ler a escala e encontrar um horário
Use as setas para trocar de mês e Mês atual para retornar. Alterne entre Calendário e Lista conforme a consulta desejada.
Filtre por Profissional, Status e Função. Para localizar uma ausência, use Status > Somente ausências. Para ver o conjunto, retorne a Todas as escalas.
Na visão Lista, desmarque Ocultar dias sem escala para enxergar também os dias vazios.
Fixa semanal indica um horário originado do cadastro do usuário. Ajuste pontual identifica uma exceção para aquela data. Cobertura identifica um turno vinculado à ausência de outro profissional.
Os cartões Escalas do mês, Confirmadas, Pendentes e Cobertura resumem o mês inteiro. Cobertura mostra a quantidade de dias com plantões ativos e informa o número de profissionais; não certifica que todas as funções estejam cobertas durante o dia inteiro.
Qual ação usar quando o planejamento muda?
Mudança permanente na rotina: edite o Horário de atendimento na aba Agenda do usuário.
Mudança de início, fim ou funções em uma única data: na Lista, use Ajustar neste dia para um período fixo ou Editar horário para um plantão lançado.
Profissional que não comparecerá ao turno: use Registrar ausência. Se outra pessoa cobrirá o mesmo período, informe o substituto na própria ausência ou depois por Indicar cobertura.
Dois profissionais que assumirão os turnos um do outro: use Solicitar troca e acompanhe a solicitação. Troca entre profissionais é diferente de alterar o horário de uma consulta.
Consulta que precisa mudar de data, horário ou responsável: revise o compromisso na Agenda. Alterar a Escala não remarca os pacientes automaticamente.
Dúvidas e problemas comuns
O profissional não aparece em Adicionar escala: confira se o usuário está ativo. Se a lista não carregar, aguarde ou atualize a consulta antes de tentar salvar.
A escala fixa não aparece: confira o mês, os filtros, a situação ativa do usuário, o tipo de atendimento e se o dia possui início e fim válidos e não está marcado como Não trabalha.
Só vejo solicitações e não encontro Adicionar escala: esse acesso pode permitir consultar os próprios horários ou pedir trocas, sem permitir gerenciar a escala. Solicite ao responsável a conferência do perfil.
Inserir está desabilitado: confira profissional, funções, datas, dias da semana e avisos da prévia. Se houver erro de carregamento da escala, use Tentar novamente.
O período ficou duplicado: confira se ele já vinha da semana fixa antes de criar um plantão adicional. Evite corrigir uma duplicidade com uma nova inclusão; peça ao responsável para revisar os lançamentos e os ajustes existentes.
Alterei a semana fixa, mas uma data continua diferente: uma exceção já registrada para essa data pode continuar prevalecendo. Consulte o ajuste pontual, a ausência ou a troca do dia.
Posso apagar uma ausência para fazer o horário voltar? A tela de gestão não oferece um comando para apagar ou desfazer a ausência. Se o registro foi incorreto, reúna profissional, data e período e solicite a revisão ao suporte; evite criar horários sobrepostos para compensar.
Conferência antes de liberar horários para a recepção
Profissional ativo, mês correto e filtros revisados.
Início, fim e eventual passagem para o dia seguinte conferidos.
Funções necessárias e confirmação do turno verificadas.
Ausências e coberturas analisadas, inclusive períodos ainda sem substituto.
Consultas existentes revisadas na Agenda e mudanças combinadas com os envolvidos.
Boas práticas
Use turnos separados para intervalos de almoço, em vez de manter um período contínuo que sugira disponibilidade durante a pausa.
Confira o dia seguinte ao lançar plantões noturnos para evitar sobreposição com o próximo período.
Registre exceções no dia correspondente, com motivo claro, para que a semana padrão continue representando a rotina habitual.