Use Registrar ausência quando um profissional não cumprirá um horário já previsto na escala. O registro se aplica ao turno selecionado. Você pode deixá-lo sem cobertura ou indicar outra pessoa para assumir aquele mesmo período e suas funções. A ausência e a cobertura ficam relacionadas, com motivo e responsável pelo registro.
Antes de começar
É necessário ter permissão para editar a Escala. Antes de registrar, confirme o profissional, a data e o intervalo exatos. Se houver substituto, ele deve ser outro usuário ativo, sem conflito com seus demais plantões e apto a exercer as funções do período.
Onde encontrar: Agenda > Escala > Lista > Registrar ausência
Passo a passo
Abra Agenda > Escala, selecione o mês e alterne para Lista. Use os filtros de profissional e função para localizar o turno correto.
Na linha do período, confira profissional, data, Início, Fim e funções e clique em Registrar ausência.
Em Cobertura do horário, escolha Sem substituto se ainda não houver cobertura ou Informar substituto se outra pessoa já estiver definida.
Ao escolher Informar substituto, selecione o Profissional substituto. Ele assumirá esse mesmo intervalo; não é necessário escolher um segundo turno para realizar uma troca.
Confira Como ficará este horário: quem estará ausente, o período e as funções e, quando houver, o nome de quem fará a cobertura.
Se o substituto não possuir alguma função do turno no cadastro, leia o aviso. Marque Autorizar funções somente neste horário apenas quando a pessoa realmente exercerá essas atividades e a autorização for apropriada.
Preencha Motivo da ausência ou cobertura com 5 a 500 caracteres e clique em Confirmar ausência.
Confira Ausência registrada na escala. Com substituto, confira também o turno dele como Cobertura confirmada. Depois revise os compromissos dos profissionais na Agenda e faça separadamente as alterações necessárias.
Veja no Plugvet
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Campos importantes
Cobertura do horário
Define se outra pessoa assumirá o período.
Como preencher: Escolha Sem substituto para registrar a ausência sem indicar ninguém ou Informar substituto para designar a cobertura já combinada.
Exemplo: Sem substituto: a equipe ainda está organizando a cobertura
Profissional substituto
Identifica quem assumirá o período e as funções do turno ausente.
Como preencher: Selecione outro usuário ativo e confira seus horários, inclusive plantões que atravessam a meia-noite. A seleção não transfere as consultas do profissional ausente.
Exemplo: Profissional B cobre o turno do Profissional A, das 08:00 às 12:00
Autorizar funções somente neste horário
Registra uma autorização temporária quando faltam funções no cadastro do substituto.
Como preencher: Leia quais atividades estão faltando e confirme somente se forem exercidas nesse período. A autorização vale para a pessoa, data e horário registrados; não altera o cadastro, as permissões de acesso ou a habilitação profissional.
Exemplo: Autorização de Internação restrita ao turno de cobertura selecionado
Motivo da ausência ou cobertura
Explica por que o turno foi alterado e preserva o contexto da decisão.
Como preencher: Informe de 5 a 500 caracteres. Ao indicar cobertura posteriormente, descreva também o motivo ou o acordo da substituição. Use informação operacional suficiente, sem dados pessoais sensíveis desnecessários.
Exemplo: Ausência comunicada; cobertura do turno combinada com o Profissional B
O que muda depois de confirmar
O profissional ausente deixa de compor a disponibilidade ativa daquele turno e o registro aparece como Ausência registrada.
Sem substituto, o horário fica sem cobertura. O sistema não escolhe outra pessoa automaticamente.
Com substituto, é criado um turno de cobertura confirmado para a outra pessoa, com o mesmo período e as funções do turno original, vinculado à ausência.
A semana fixa do usuário permanece como estava. A ausência vale apenas para a ocorrência selecionada.
As consultas já marcadas mantêm seus dados. Revise cada atendimento afetado e combine a mudança com os envolvidos antes de oferecer o novo responsável ou horário ao tutor.
Indicar o substituto depois de registrar a ausência
A ausência original é mantida. Indicar cobertura complementa uma ausência que ainda está sem substituto; não apaga o registro nem transforma a operação em troca de turnos. Quando já existe cobertura vinculada, o comando Indicar cobertura deixa de ser oferecido para essa ausência.
Na Lista da Escala, selecione o mês e, se necessário, Status > Somente ausências.
Localize a ausência que mostra Sem substituto definido e clique em Indicar cobertura.
Selecione o Profissional substituto, confira Como ficará este horário e resolva a autorização temporária de funções caso o aviso seja exibido.
Informe Motivo da ausência ou cobertura e clique em Confirmar cobertura.
Retorne a Todas as escalas ou filtre o substituto para conferir a Cobertura confirmada. O filtro Somente ausências pode ocultar o novo turno, pois ele é uma cobertura ativa.
Exemplo: falta em um turno com pacientes agendados
O Profissional A estava escalado em 10/11, das 08:00 às 12:00, e o Profissional B combinou cobrir esse período. Registre a ausência no turno de A, escolha Informar substituto, selecione B e confira as funções. Depois de confirmar, A aparece como ausente e B aparece com a cobertura confirmada das 08:00 às 12:00.
Se havia consultas às 09:00 e 10:00 vinculadas a A, elas não passam automaticamente para B. Abra os compromissos na Agenda, confira a possibilidade de atendimento por B e ajuste o responsável ou o horário conforme a operação da clínica.
Como resolver os avisos mais comuns
Confirmar ausência está desabilitado: preencha pelo menos 5 caracteres no motivo; se escolheu Informar substituto, selecione uma pessoa e confira eventual autorização de funções.
O substituto não aparece: somente outros usuários ativos são oferecidos. O próprio profissional ausente não pode cobrir a si mesmo. Confira a situação do usuário no cadastro.
Há outro plantão sobreposto: escolha outro substituto ou revise seus períodos. Confira também a noite anterior e o dia seguinte. Quando a cobertura é recusada por conflito, a operação não aplica a ausência junto com uma cobertura inválida; atualize a lista para conferir o estado atual.
O aviso informa falta de funções: confira se o turno exige Atendimento, Internação ou UTI e se o substituto exercerá essas atividades. A autorização temporária não corrige um cadastro permanentemente incompleto.
A escala foi alterada desde a última consulta: atualize a lista, leia a situação atual e reabra o turno. Outro operador pode ter ajustado o período ou registrado a cobertura.
O turno já está ausente ou possui cobertura: consulte o registro existente. Se estiver sem substituto, use Indicar cobertura; evite criar outra ausência ou um turno avulso duplicado.
Não encontro Registrar ausência: use a visão Lista e confira se o perfil permite editar a Escala. Um registro que já é ausência oferece Indicar cobertura somente quando ainda não tem substituto.
Perguntas frequentes
Posso registrar uma ausência de vários dias de uma vez? Esse comando atua sobre o turno selecionado. Confira e registre os demais períodos afetados individualmente.
E se a pessoa faltar somente em parte do turno? Registrar ausência retira o período inteiro selecionado. Revise o planejamento com o responsável antes de confirmar; Ajustar neste dia ou Editar horário é o caminho para alterar o intervalo que a pessoa efetivamente trabalhará.
Isso avisa o tutor ou muda o profissional das consultas? O registro da Escala não transfere nem remarca compromissos. Faça a conferência e a comunicação operacional dos atendimentos afetados separadamente.
Posso trocar o substituto pela própria ausência? Indicar cobertura atende às ausências ainda sem cobertura. A tela não oferece esse comando depois que uma cobertura já foi vinculada. Para corrigir uma indicação incorreta, solicite revisão ao responsável e ao suporte com os dados do turno.
Posso desfazer ou excluir uma ausência? A tela atual não apresenta uma ação para apagar ou desfazer esse registro. Solicite revisão com profissional, data, período e motivo da correção, preservando o histórico.
Boas práticas
Antes de confirmar, confira a data de início e se o turno termina no dia seguinte.
Depois da cobertura, confira tanto a linha da ausência quanto o turno do substituto; cada uma mostra uma parte da operação.
Uma ausência sem cobertura deve fazer parte da conferência da equipe antes de novos agendamentos.