Antes de começar
Use uma conta com permissão para este recurso. A disponibilidade depende do plano e das configurações da clínica.
Onde encontrar: Estoque e serviços
Passo a passo
Em Estoque/Serviços > Compras, inicie uma nova compra manual.
Informe fornecedor, data e hora de entrada e os dados da nota, quando houver.
Inclua os produtos e confira a unidade de cada item, a quantidade e o custo.
Revise os lotes e as validades dos produtos controlados.
Confira o total e as parcelas na área financeira, incluindo vencimento, forma de pagamento e conta.
Revise o resumo, confirme a entrada e confira a compra na listagem e no extrato do produto.
Veja no Plugvet
Captura real do PlugVet em ambiente de demonstração. Clique para ampliar; todos os dados são fictícios.
Campos importantes
Fornecedor e documento
Identificam a contraparte e permitem reconhecer a compra que será conferida.
Como preencher: Compare nome, número da nota e referência da entrada antes de salvar. Um fornecedor com nome parecido ou uma nota digitada novamente pode criar uma compra duplicada e seus efeitos de estoque e financeiro.
Exemplo: Fornecedor Demonstração, nota de compra identificada.
Quantidade e unidade
Relacionam o documento recebido à quantidade física controlada no produto.
Como preencher: Confira se a nota usa caixa, frasco ou unidade e revise a conversão antes de confirmar. Quantidade de embalagens e conteúdo de cada embalagem precisam estar separados para evitar multiplicação incorreta.
Exemplo: 2 caixas de 12 representam 24 unidades.
Custo de aquisição
Mostra a referência de custo que deve ser comparada na mesma unidade.
Como preencher: Revise preço do documento, descontos, frete e outras despesas apresentados. Não compare o custo de uma caixa com o custo unitário sem fazer a conversão e confira o total resultante.
Exemplo: R$ 120,00 para 24 unidades, antes de outros componentes.
Pagamento e vencimentos
Organizam as obrigações relacionadas à compra quando o fluxo as apresenta.
Como preencher: Confira conta, forma, quantidade de parcelas e soma dos valores. Entrada de mercadoria e pagamento não são o mesmo fato; mantenha a situação coerente com a entrega e a liquidação reais.
Exemplo: Duas parcelas com seus valores e datas conferidos.
Prepare a conferência
Tenha a identificação do fornecedor e a conferência física da mercadoria. Antes de digitar, pesquise a compra pelo número da nota e pelo fornecedor para evitar uma entrada repetida. Diferencie uma compra ainda em preparação da entrada efetivamente confirmada: estoque e financeiro devem ser conferidos na situação em que o documento foi salvo.
Exemplo na rotina da clínica
A clínica recebeu 12 unidades do Produto Demonstração a R$ 10,00 cada. Inclua o item na unidade cadastrada, confira os R$ 120,00 e distribua frete, descontos e outras despesas nos campos correspondentes. Se a compra será paga em duas parcelas, revise os valores e os vencimentos; receber mercadoria não significa que o pagamento já aconteceu.
Como conferir o resultado
Reabra a compra, confira sua situação, os itens e o total. Consulte o extrato do produto para conferir a entrada quando confirmada e revise os títulos financeiros gerados. Uma parcela com vencimento futuro deve continuar identificada para a conferência posterior.
Dúvidas e problemas comuns
O fornecedor não aparece. Confira cadastro ativo e pesquise antes de criar outro. Use o parceiro correto para manter o histórico de compras e pagamentos.
A quantidade da nota usa caixa. Faça a conversão para a unidade de estoque antes de confirmar; não multiplique somente a quantidade sem conferir o custo unitário resultante.
O total não fecha com as parcelas. Confira descontos, frete, despesas e a soma dos vencimentos. Resolva a diferença antes de finalizar a entrada.
Boas práticas
Não registre novamente uma compra já importada por XML.