Antes de começar
Use uma conta com permissão para este recurso. A disponibilidade depende do plano e das configurações da clínica.
Onde encontrar: Estoque e serviços
Passo a passo
Abra Compras e selecione a importação por XML.
Escolha o arquivo XML da NF-e e confira a identificação da nota e do fornecedor.
Relacione cada item ao produto correspondente no Plugvet. Cadastre um produto quando ele ainda não existir.
Se a unidade da compra for diferente da unidade de estoque, revise a conversão antes de continuar.
Confira quantidades, custos, descontos, frete, lotes e a programação financeira.
Conclua a entrada somente depois de resolver os avisos e confira o resultado na lista de compras.
Veja no Plugvet
Captura real do PlugVet em ambiente de demonstração. Clique para ampliar; todos os dados são fictícios.
Campos importantes
Fornecedor e documento
Identificam a contraparte e permitem reconhecer a compra que será conferida.
Como preencher: Compare nome, número da nota e referência da entrada antes de salvar. Um fornecedor com nome parecido ou uma nota digitada novamente pode criar uma compra duplicada e seus efeitos de estoque e financeiro.
Exemplo: Fornecedor Demonstração, nota de compra identificada.
Quantidade e unidade
Relacionam o documento recebido à quantidade física controlada no produto.
Como preencher: Confira se a nota usa caixa, frasco ou unidade e revise a conversão antes de confirmar. Quantidade de embalagens e conteúdo de cada embalagem precisam estar separados para evitar multiplicação incorreta.
Exemplo: 2 caixas de 12 representam 24 unidades.
Custo de aquisição
Mostra a referência de custo que deve ser comparada na mesma unidade.
Como preencher: Revise preço do documento, descontos, frete e outras despesas apresentados. Não compare o custo de uma caixa com o custo unitário sem fazer a conversão e confira o total resultante.
Exemplo: R$ 120,00 para 24 unidades, antes de outros componentes.
Pagamento e vencimentos
Organizam as obrigações relacionadas à compra quando o fluxo as apresenta.
Como preencher: Confira conta, forma, quantidade de parcelas e soma dos valores. Entrada de mercadoria e pagamento não são o mesmo fato; mantenha a situação coerente com a entrega e a liquidação reais.
Exemplo: Duas parcelas com seus valores e datas conferidos.
Prepare a conferência
Use o arquivo XML da NF-e de compra e mantenha o documento original disponível para comparação. PDF do DANFE, imagem ou arquivo de nota de serviço não substituem esse XML. Confira se a nota já foi importada e se o emitente corresponde ao fornecedor que realmente entregou os itens.
Exemplo na rotina da clínica
A nota traz 3 caixas do Produto Demonstração, com 10 unidades em cada caixa. Relacione a linha ao produto correto e informe a conversão para 30 unidades. Compare descrição, código de barras e unidade; um nome semelhante não garante que seja a mesma apresentação. Revise lote e validade conforme a mercadoria recebida.
Como conferir o resultado
Antes de concluir, compare quantidade, custo de aquisição, total e parcelas com a nota e a entrega. Depois de salvar, localize a compra e confira os movimentos correspondentes à situação confirmada. Guarde a referência da nota para investigar divergências.
Dúvidas e problemas comuns
O arquivo é recusado. Confira se selecionou o XML original da NF-e, se ele abre corretamente e se não está compactado ou substituído por um PDF.
O sistema sugeriu outro produto. Revise a vinculação; não aceite apenas pelo nome parecido. Confira unidade e apresentação antes de continuar.
Já importei, mas não encontro a compra. Limpe os filtros e pesquise fornecedor, nota e período antes de importar novamente; uma falha visual não confirma ausência do registro.
Boas práticas
O DANFE em PDF ou uma imagem da nota não substitui o XML.